|
|
|
Smartphone geschäftlich nutzen - 5 Tipps von Tarif bis Steuervorteil
Betrieblich genutzte Smartphones sind inzwischen eine Selbstverständlichkeit. Dank der Mobilgeräte lassen sich wichtige Telefonate ortsunabhängig führen, Dokumente versenden und Kalendereinträge verwalten. Wer das Geschäftstelefon möglichst effizient nutzen und sich individuelle Vorteile zunutze machen möchte, findet nachfolgend praktische Tipps von der Tarifwahl bis zur steuerlichen Abzugsfähigkeit.
1. Tarife ohne Datenautomatik
Welche vertraglichen Bestandteile bei einem betrieblich genutzten Smartphone entscheidend sind, hängt vom Einzelfall ab. Diejenigen, die viel Telefonieren, sind mit einer Flatrate gut beraten. Bei der Internetnutzung sind Flatrates generell vorteilhaft, weil ansonsten auf viele Funktionen der innovativen Mobilgeräte verzichtet werden muss. Schließlich ist die Nutzung der meisten Apps ohne Internetzugang nicht möglich. Vorsicht geboten, ist bei der sogenannten Datenautomatik: Ist sie vertraglich vereinbart, werden automatisiert kostenpflichtige Datenpakete abgerechnet, sobald das gebuchte Datenvolumen im laufenden Abrechnungszeitraum aufgebraucht ist. Wer hier nicht aufpasst, wird mit deutlich höheren Rechnungen konfrontiert als erwartet. Um nicht in die Kostenfalle zu tappen, ist eine Deckelung unverzichtbar.
2. Mobile Telefonkonferenzen
Ob Geschäftsführung, Vertriebsmitarbeitende oder Einkauf: Oft lässt es sich nicht vermeiden, dass Telefonkonferenzen (kurz Telko) von unterwegs geführt werden müssen. Die mobile Teilnahme hat den Vorteil, dass Meetings ortsungebunden und zeitlich flexibel stattfinden können. So lassen sich Lücken im Terminplan produktiv schließen und unnötige Verzögerungen bei wichtigen Entscheidungen vermeiden.
Das Problem ist allerdings, dass das Starten mobiler Telefonkonferenzen mit teilweise komplizierten Gesprächsaufbauten einhergeht oder von bestimmten Tasten beziehungsweise Funktionen des Mobilgeräts abhängt. Eine simple Alternative bietet der Konferenzdienst unter telefonkonferenz.de. Hier müssen Nutzer mit ihrer E-Mail-Adresse lediglich eine kostenlose PIN anfordern, um die Telko einzurichten und gemeinsam mit der Einwahlnummer an alle Teilnehmer senden. Der Dienst erfordert weder einen Vertrag mit wiederkehrenden Kosten noch einen Softwaredownload.
3. Dual-SIM für maximale Flexibilität
Smartphones mit Dual-SIM haben den großen Vorteil, dass sich in ein Mobilgerät zwei SIM-Karten platzieren lassen. Dank dieser Funktion lässt sich Privates von Beruflichem klar trennen, ohne ein zweites Gerät bei sich führen oder Karten wechseln zu müssen. Stattdessen verfügen die Smartphones über zwei Slots für jeweils eine SIM-Karte. Bei Bedarf lässt sich komfortabel zwischen den beiden Karten und den damit verbundenen Tarifen wechseln. Wer viel außerhalb der Europäischen Union unterwegs ist, profitiert ebenso, weil sich für Auslandsreisen ein preiswerter Tarif beziehungsweise eine ausländische SIM-Karte auswählen lässt.
Tipp: Inzwischen gibt es Dual-SIM-Geräte mit einem hybriden Slot für zwei verschiedene Funktionen – entweder wird dieser für eine zweite SIM-Karte oder für eine Speicherkarte genutzt. Letztere maximiert den verfügbaren Speicherplatz, was beispielsweise auf Geschäftsreisen interessant sein kann.
4. Datensicherheit ist gefragt
Auf Geschäftshandys befinden sich in der Regel sensible Daten. Das können beispielsweise Adressdaten von Kunden, Verträge mit Geschäftspartnern oder wettbewerbsentscheidende Informationen im Rahmen einer Produktentwicklung sein. Kommen derartige Daten in die falschen Hände, kann das für das Unternehmen fatale Folgen haben – von Gewinneinbußen, existenzbedrohenden Schadensersatzforderungen bis zum Imageschaden.
Aufgrund zunehmender Wirtschaftsspionage, Konkurrenzausspähung und Sabotage darf das Risiko keinesfalls unterschätzt werden. Um vorzubeugen, müssen wirkungsvolle Schutzmaßnahmen ergriffen werden. Ein sicheres Passwort zum Entsperren des mobilen Endgeräts ist eine davon. Doch dies genügt längst nicht mehr, um gespeicherte Daten vor kriminellen Machenschaften zu schützen. Ein auf sichere mobile Anwendungen spezialisiertes Softwareunternehmen aus München stellt unter virtual-solution.com das Whitepaper "Mobile Risiken – So minimieren Sie Sicherheitsrisiken für mobile Endgeräte" zum Download bereit. Das Dokument ist kostenlos und informiert über sinnvolle Schutzmaßnahmen.
5. Handykosten steuerlich geltend machen
Die Kosten, die aufgrund eines betrieblich genutzten Smartphones entstehen, lassen sich steuerlich geltend machen. Das gilt bei Selbstständigen sowohl für die Anschaffung der Geräte als auch für die monatlichen Gebühren zum Telefonieren, Surfen und für Kurznachrichten. "Arbeiter und Angestellte, die ihr Smartphone beruflich nutzen, können ihre Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen", ergänzt die Redaktion des gleichnamigen Anbieters zur Online-Buchhaltung unter billomat.com in einem Ratgeber rundum die steuerlichen Gegebenheiten beim Smartphone.
Um Unstimmigkeiten vorzubeugen und die Ausgaben für das Finanzamt transparent nachvollziehbar zu machen, ist die klare Trennung zwischen privaten und unternehmerischen Posten empfehlenswert. Ideal ist eine rein geschäftliche Abrechnung des Kommunikationsanbieters. Diese spart auch wertvolle Zeit: Vermischt sich Privates mit Geschäftlichem auf der Handyrechnung, muss für das Finanzamt mühsam dargelegt werden, welche Beträge auf unternehmerische Zwecke zurückzuführen sind.
Bildquellen 1-5: PhotoMIX-Company / StartupStockPhotos / Free-Photos / StockSnap via pixabay.com |
|
|
|
Handys mit Vertrag